Provas no trabalho: o que guardar da contratação à demissão

Na Justiça do Trabalho, quem tem razão mas não consegue provar costuma sair perdendo. E a melhor hora de juntar provas não é depois da demissão: é durante o emprego, enquanto você ainda tem acesso às mensagens, aos colegas e aos documentos. Neste guia, você vai ver o que guardar e como agir em cada fase do contrato, da entrevista de emprego até o último dia, sem arrumar confusão com a empresa.

Por que guardar provas desde o primeiro dia

Muita coisa que acontece no trabalho não fica no papel: a promessa de salário maior, a hora extra que não aparece no ponto, a humilhação na frente dos colegas. Se um dia você precisar cobrar esses direitos, vai ter de mostrar ao juiz que eles existiram.

Depois que o contrato acaba, você tem até 2 anos para entrar com o processo, e só pode cobrar os direitos dos últimos 5 anos (é a chamada prescrição, o prazo que a lei dá para cobrar). Por isso, guarde tudo por pelo menos 5 anos.

Guardar provas não é "armar contra a empresa". É só se proteger, do mesmo jeito que a empresa guarda os documentos dela.

Na contratação: guarde as promessas

É na entrevista que aparecem as promessas de salário, comissão, cargo, plano de saúde e horário. Se elas não forem cumpridas, você vai precisar mostrar que foram feitas.

Tire print do anúncio da vaga (site, rede social, grupo de WhatsApp), com a data aparecendo.
Guarde e-mails e mensagens do RH ou do recrutador com a proposta de salário, benefícios e função.
Se a proposta foi só de boca, mande uma mensagem educada confirmando: "Obrigado pela conversa de hoje. Só para confirmar: o salário será de R$ 2.500,00 mais 3% de comissão, no cargo de vendedor, de segunda a sexta. Está certo?". A resposta (ou o silêncio) já vira registro.
Guarde uma cópia de tudo o que você assinar: contrato, termo de uso de uniforme, acordo de banco de horas. Se não derem cópia, tire foto antes de entregar.
Confira a sua Carteira de Trabalho Digital no aplicativo do governo. A empresa tem 5 dias úteis para anotar a sua admissão, com salário e função.

Durante o contrato: o que conferir todo mês

Alguns cuidados simples, feitos uma vez por mês, evitam muita dor de cabeça:

Holerite (contracheque): guarde todos. Se a empresa só mostra no sistema, baixe o PDF ou tire print.
Extrato bancário: mostra quanto realmente caiu na sua conta. Se parte do salário é paga "por fora", em dinheiro ou Pix de outra conta, o extrato e os comprovantes de Pix são a prova.
FGTS: confira no aplicativo do FGTS se o depósito do mês caiu.
Meu INSS: o extrato chamado CNIS (o registro das suas contribuições) mostra o salário que a empresa declarou ao governo. Compare com o que você recebe.
Mudanças de função: se mandarem você fazer o serviço de outro cargo, guarde a mensagem com a ordem, prints do sistema com seu nome e fotos do seu posto de trabalho.

Jornada e horas extras

Empresas com mais de 20 empregados são obrigadas a controlar o horário de cada um. Se o ponto mostra sempre o mesmo horário, todo dia, sem variar um minuto (o "ponto britânico"), a Justiça costuma não aceitar esse controle como verdadeiro.

Peça cópia do seu espelho de ponto sempre que puder, ou tire foto dele.
Se mandarem você bater o ponto e continuar trabalhando, anote num caderno ou no celular: dia, horário real de entrada e saída, e quem mandou.
Guarde mensagens de WhatsApp e e-mails enviados fora do horário: elas mostram que você estava trabalhando.
O histórico de localização do celular e os registros de login em sistemas também podem ajudar.

Reuniões e conversas com a chefia

Em reuniões, promessas e ordens são dadas de boca e depois "ninguém lembra".

Logo depois da reunião, mande um resumo por escrito para o chefe: "Conforme combinado hoje, vou assumir o caixa a partir de segunda e a diferença de salário será paga no próximo mês". É simples e cria uma prova com data.
Você pode gravar uma conversa de que você participa, mesmo sem avisar o outro. O Supremo Tribunal Federal (STF) já decidiu, no Tema 237 (uma decisão que vale para todos os processos iguais), que essa gravação é prova válida. O Tribunal Superior do Trabalho (TST) segue o mesmo entendimento.
Em reuniões online, a gravação feita por quem participa vale do mesmo jeito.

Atenção: isso vale só para conversas em que você está presente. Deixar o celular gravando numa sala depois de sair, ou gravar conversa dos outros, não é permitido e pode virar problema para você.

Assédio moral ou sexual: como registrar

O assédio quase nunca acontece na frente de testemunhas. Por isso, o registro feito por você faz muita diferença.

Faça um diário: a cada episódio, anote data, hora, lugar, o que foi dito (com as palavras exatas), quem fez e quem estava perto ou chegou logo depois.
Guarde mensagens, áudios e e-mails com ofensas, cobranças humilhantes, ameaças ou convites insistentes.
Use o canal de denúncias da empresa. Empresas que têm CIPA são obrigadas por lei a ter um canal para denúncias de assédio, com garantia de anonimato. Faça a denúncia por escrito e guarde o comprovante.
Conte para alguém de confiança logo depois do fato, de preferência por mensagem. Essa pessoa pode ser testemunha de como você ficou.
Procure atendimento médico ou psicológico se o assédio afetar sua saúde, e guarde atestados, receitas e relatórios.
Assédio sexual é crime. Você pode registrar boletim de ocorrência, sem prejuízo do processo trabalhista.

Quando acontece longe de testemunhas

Se o chefe só fala certas coisas quando vocês estão sozinhos, siga estes passos:

Grave a conversa, já que você é participante (veja o item sobre reuniões).
Escreva tudo assim que puder, com data e hora. Uma anotação feita na hora vale muito mais do que a memória meses depois.
Mande uma mensagem para você mesmo (ou para uma pessoa de confiança) contando o que aconteceu. O próprio aplicativo registra a data e a hora.
Se fizer sentido, mande uma mensagem educada para quem disse: "Sobre o que o senhor me falou hoje na sala, sobre eu ter de pedir demissão…". Se a pessoa não negar, a resposta ajuda.
Lembre quem viu o antes e o depois: o colega que viu você saindo da sala chorando, o segurança que ouviu os gritos. Mesmo sem ver a cena toda, eles podem testemunhar.
Anote o nome completo e o telefone de colegas que podem testemunhar. Quem já saiu da empresa costuma ficar mais à vontade para falar. E o colega que também tem processo contra a empresa pode, sim, ser testemunha.

Atestados, acidentes e doenças

Entregue o atestado de um jeito que deixe registro: por e-mail, pelo aplicativo da empresa ou por WhatsApp, e guarde uma foto dele.
Em caso de acidente, peça a emissão da CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) e guarde cópia.
Guarde exames admissionais, periódicos e demissionais, e as fichas de entrega de equipamentos de proteção (EPI).
Tire foto do local de trabalho quando houver risco, como barulho, produto químico, calor ou falta de equipamento.

Na demissão

O dia da demissão costuma ser tenso, e é aí que muita gente assina o que não devia.

Leia antes de assinar. Você tem direito a ficar com uma cópia de tudo.
Nunca assine papel em branco, nem pedido de demissão que você não quer fazer. Se for pressionado a pedir demissão, anote quem pressionou, como e quando, e procure orientação antes de assinar.
Se discordar de algum valor, você pode escrever ao lado da assinatura: "recebi, mas não concordo com os valores".
Confira o prazo: a empresa tem 10 dias, a contar do fim do contrato, para pagar a rescisão e entregar os documentos.
Antes de devolver o celular ou perder o acesso ao e-mail da empresa, salve no seu aparelho as mensagens e documentos que falam de você: holerites, escalas, mensagens com a chefia.
Guarde o TRCT (termo de rescisão), as guias do seguro-desemprego, o extrato do FGTS e o exame demissional.

O que NÃO fazer

Algumas atitudes podem enfraquecer o seu caso ou até dar motivo para justa causa:

não copie documentos sigilosos da empresa (lista de clientes, contratos, dados de outros empregados);
não entre em sistemas ou contas sem autorização;
não grave conversas de que você não participa;
não exponha a empresa ou colegas nas redes sociais;
não apague conversas: exporte o WhatsApp com os arquivos e guarde o celular antigo.

Uma dica: você pode pedir à empresa, por escrito, uma cópia dos seus dados pessoais que ela guarda, como ponto, holerites e avaliações. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) garante esse acesso.

Onde guardar suas provas

Faça cópias em dois lugares: no celular e numa nuvem (Google Drive, e-mail pessoal) ou num pen drive.
Organize por pastas: contratação, salários, ponto, saúde, assédio, demissão.
Para mensagens muito importantes, existe a ata notarial: o cartório confere o conteúdo do seu celular e registra em documento oficial. Ela não é obrigatória, mas dá mais força à prova se a empresa disser que o print é falso.

O que fazer agora

Crie hoje uma pasta no celular ou na nuvem chamada "Trabalho".
Baixe seus holerites, o extrato do FGTS e o CNIS do Meu INSS.
Comece um diário com os fatos importantes, sempre com data.
Anote o contato de colegas que podem ser testemunhas.

Se você já está passando por uma situação difícil no trabalho, ou foi demitido e acha que ficou faltando algum direito, fale com o escritório Thaís Inácia Advogados. Nossa equipe pode olhar suas provas e dizer o melhor caminho.